De notaris en Wwft: cliëntenonderzoek en meldingsplicht in het notariaat

Sinds 1 juni 2003 gelden de Wet identificatie bij dienstverlening (WID) en de Wet melding ongebruikelijke transacties (Wet MOT) voor de notaris en de andere onafhankelijke beroepsbeoefenaren.

Deze wetten golden reeds voor financiële instellingen. Met ingang van 1 augustus 2008 zijn de WID en de Wet MOT samengevoegd in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Op grond van de Wwft is de notaris verplicht tot het verrichten van cliëntenonderzoek en het doen van een melding bij een vermoeden van witwassen of financieren van terrorisme.

De notaris moet de betrokken partijen onderzoeken, maar ook de transactie zelf en de geldstromen. Als dit onderzoek niet met goed gevolg kan worden afgerond, kan de transactie op grond van de wet niet doorgaan en mag de notaris dienstweigeren. Meestal ontstaat dan ook een meldingsplicht bij FIU-Nederland.

DVE Notarissen maakt voor het uitvoeren van het Wwft-onderzoek onder meer gebruik van de beveiligde onderzoekstool WwfTrace.

Cliëntenonderzoek
Voor alle onder de Wwft vallende transacties geldt een verplicht cliëntenonderzoek. De Wwft geldt voor vrijwel het gehele werkterrein van de notaris, met uitzondering van het familie- en erfrecht (tenzij de notaris hierbij fiscaal advies geeft).

Alle cliënten die een dergelijke transactie door de notaris willen laten uitvoeren, moeten zich eerst een keer persoonlijk laten identificeren en hun identiteit met behulp van een geldig en origineel identiteitsbewijs laten verifiëren.

De vaststelling van de identiteit kan in overleg met de notaris ook door een andere beroepsbeoefenaar worden gedaan.

Voor de toepassing van de Notariswet kunnen onderdanen van EU/EER-landen of Zwitserland hun identiteit laten verifiëren aan de hand van een geldig nationaal paspoort, een diplomatiek paspoort of dienstpaspoort, een geldige identiteitskaart, mits voorzien van een pasfoto van de houder, of een geldig rijbewijs mits voorzien van een pasfoto van de houder en deze in Nederland woonachtig is.

Andere personen kunnen hun identiteit laten verifiëren aan de hand van een geldig reisdocument of een geldig vreemdelingendocument als zij langer dan drie maanden in Nederland verblijven. Voor de toepassing van de Wwft worden ook nationale paspoorten, buitenlandse paspoorten, diplomatieke paspoorten en dienstpaspoorten als geldige identificatiedocumenten beschouwd.

Als er een notariële akte wordt opgesteld moet de notaris de echtheid van het identiteitsdocument controleren met een speciale scanner (WID-scanner).

De identiteit van een rechtspersoon kan worden geverifieerd aan de hand van een uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Dit kan zowel een uittreksel in fysieke vorm zijn als een uittreksel in elektronische vorm dat door de notaris zelf wordt aangevraagd.

Ook uiteindelijk belanghebbende personen met een belang van meer dan 25% in een rechtspersoon moeten worden geïdentificeerd door de notaris en zo nodig hun identiteit laten verifiëren. Deze personen worden ook wel UBO’s genoemd oftewel ‘ultimate beneficial owners’. De notaris is verplicht het UBO-register van de Kamer van Koophandel te raadplegen. Afhankelijk van de mate van het risico kan de notaris verplicht zijn nader onderzoek te doen.

Als er een verschil zit tussen de UBO-informatie die is opgenomen in het UBO-register en de UBO-informatie die de notaris zelf heeft, moet de notaris dat verschil melden bij de Kamer van Koophandel (terugmeldplicht).

Afhankelijk van de mate van het risico dat een bepaalde cliënt of transactie meebrengt, is de notaris verplicht verder onderzoek te doen. Het onderzoek door de notaris verschilt dus per zaak.

En onder sommige omstandigheden moet de notaris verder doorvragen. Dit geldt bijvoorbeeld voor cliënten die een politiek prominente functie bekleden en in het buitenland wonen. Deze worden ook wel PEP’s genoemd oftewel ‘politically exposed persons’.

Meldingsplicht
De notaris is verplicht ongebruikelijke transacties die te maken kunnen hebben met witwaspraktijken of financieren van terrorisme te melden bij het meldpunt ongebruikelijke transacties, officieel FIU-Nederland genaamd. Ook wanneer het gaat om een voorgenomen transactie die (nog) niet wordt uitgevoerd. Deze meldingsplicht doorbreekt de notariële geheimhoudingsplicht. De notaris mag volgens de wet zijn cliënt niet van een melding op de hoogte brengen.

De meldingsplicht geldt in beginsel niet voor diensten op het gebied van het familie- en erfrecht, maar wél als de notaris fiscaal advies geeft.

De notaris heeft geen meldingsplicht indien eventuele (voorgenomen) ongebruikelijke transacties in een oriënterende bespreking ter sprake komen.

Cliënten kunnen dan alles vrij met de notaris bespreken. De wettelijke verplichtingen gelden vanaf het moment dat de notaris een zaak daadwerkelijk in behandeling neemt en het duidelijk is dat de gevraagde transactie onder de wettelijke regeling valt. In dat geval is de notaris verplicht eventuele ongebruikelijke transacties als in de wet bedoeld bij het FIU-Nederland te melden.

Contanten
Verder mogen notarissen op basis van eigen beroepsregels geen contante bedragen aannemen of uitbetalen van meer dan € 2.500,00.
Op grond van de Wwft geldt voor de notaris de verplichting om contante betalingen van € 10.000,00 of meer te melden bij het FIU-Nederland.
Dit zal ook het geval zijn als de cliënt de contanten op een rekening van de notaris stort. Door de cliënt voorgenomen contante betalingen aan de notaris of gewenste uitbetalingen van € 10.000,00 of meer, moeten ook gemeld worden.

Herkomst van gelden
De notaris is verplicht te onderzoeken wat de herkomst is van gelden die worden gebruikt voor een financiële transactie. Deze onderzoeksplicht geldt ook als de geldstromen niet via de derdengeldenrekening van de notaris lopen (dus bij betaling tussen partijen onderling), en bij betaling anders dan in geld (bijvoorbeeld door verrekening of betaling in aandelen).

Als de legale herkomst van de gelden niet duidelijk en transparant aangetoond kan worden, mag de notaris niet meewerken aan de transactie. De notaris zal dan dienstweigeren en mogelijk een melding doen bij FIU-Nederland.

Bron: KNB

Meer informatie
Zie voor meer informatie deze brochures van de KNB (Nederlands of Engels):

Cliëntenonderzoek en meldplicht 
Client screening and obligation to report